SIKLUS  PENGELUARAN

Siklus pengeluaran merupakan serangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pengolahan data yang berhubungan dengan pembelian dan pembayaran atas barang dan jasa yang dibeli.

Ada empat kejadian ekonomi didalam siklus pengeluaran, yaitu pembelian, penerimaan barang, pencatatan utang dan pelunasan utang. Dalam melaksanakan keempat transaksi tersebut, perusahaan menggunakan empat subsistem, yaitu sistem pembelian, sistem penerimaan, sistem pencatatan utang atau sistem voucher, dan sistem pengeluaran kas.Dalam siklus ini, pihak eksternal yang terlibat adalah pemasok, sedangkan pihak internal yang terkait adalah siklus produksi, siklus pendapatan, dan siklus buku besar dan pelaporan.

Bentuk interaksi antara siklus pengeluaran dan siklus lainnya adalah siklus pengeluaran menerima pemberitahuan dari siklus pendapatan dan sistem produksi tentang kebutuhan barang dan bahan baku, dan juga memberitahu kapan barang tersebut harus diterima.

Siklus pengeluaran juga mengirimkan data biaya ke siklus buku besar dan pelaporan untuk dimasukkan ke dalam laporan keuangan dan laporan kinerja. Gambar 12.1.

                                                                    DOKUMEN, CATATAN, DAN LAPORAN

Dokumen yang dugunakan

Jenis transaksi	Dokumen yang digunakan
Pembelian Kredit	Permintaan Pembelian Pesanan Pembelian Laporan Penerimaan Barang Voucher
Pengeluaran Kas	Check
Return Pembelian	Memo Debit

Catatan

Dapat dilakukan dengan cara manual dan dengan komputer. Jika secara manual maka catatan yang diselenggarakan adalah : Buku jurnal, Rekening pembantu piutang dagang,dan Rekening buku besar. Dan jika menggunakan komputer adalah : File induk (master file) dan File Transaksi

Laporan Yang Dihasilkan

Dalam aplikasi pengeluaran menghasilkan tiga macam laporan, yaitu laporan pengawasan (control report), register, dan laporan khusus (special report).

PENGOLAHAN TRANSAKSI

Pengolahan transaksi akan diuraikan dalam 2 versi, yaitu untuk sistem yang
diselenggarakan secara manual, dan untuk sistem yang diselenggarakan dengan menggunakan alat bantu komputer. 1. Sistem manual. mencakup prosedur-prosedur sebagai berikut:

a.Prosedur pembelian kredit

b.Prosedur pengeluaran kas

2.Sistem berbasis komputer. mencakup prosedur-prosedur sebagai berikut:

a.Prosedur permintaan pembelian

b.Prosedur pemesanan barang

c.Prosedur penerimaan barang

d.Prosedur pencatatan utang (persetujuan faktur pembelian)

e.Prosedur pengeluaran kas

Aktivitas Pengendalian
untuk Transaksi Pengeluaran Kas

Aktivitas	Pengeluaran Kas
Otorisasi Transaksi	•     Bagian utang mengotorisasi pengeluaran kas, bagian keuangan menyetujui
Pengamanan terhadap cek	•     Dibuat atas dasar paket voucher •     Bernomor urut tercetak •     Hanya ditandatangani jika dibuat dengan benar •     Ditandatangani oleh dua pejabat jika nilainya melewati angka tertentu •     Diposkan oleh karyawan yang tidak terlibat dalam pembuatan check •     Checkyang masih beredar dicatat

Pemisahan tugas	•        Bagian utang dagang dan bagian pengeluaran kas •        Bagian pengeluaran kas dan bagian buku besar •        Bagian buku besar dan bagian utang
Dokumen dan catatan yang memadai	Paket Voucher •        Dilakukan pengkajian terhadap kelengkapan paket voucher, khususnya faktur asli •        Dibatalkan segera setelah ctectfrditandatangani Utang Dagang •        Diposting setiap hari Buku Besar •        Jurnal transaksi pengeluaran kas dibuat setiap hari

AKTIVITAS BISNIS DALAM SIKLUS
PENGELUARAN BERBASIS KOMPUTER

Sistem yang terkait dalam siklus pengeluaran ini adalah sistem pembelian, sistem penerimaan barang, sistem voucher, dan sistem pengeluaran kas (Gambar 12.4=Diagram Siklus Pengeluaran ).

                                           Sistem (prosedur) Pembelian

Tujuannya adalah:

(1)     untuk mengidentifikasi pembelian yang diperlukan baik untuk bahan baku, perlengkapan, dan aktiva lain,

(2)     untuk memilih pemasok yang cocok, dan

(3)     untuk menjamin bahwa barang-barang yang dibeli memang dibutuhkan dan dapat diperoleh.

(4)     Untuk mencapai tujuan tersebut, maka selain diterapkan berbagai macam prosedur pengawasan, aktivitas dalam aplikasi ini dibagi menjadi dua, yaitu prosedur permintaan barang dan prosedur pembelian.

Prosedur Permintaan Barang

Aktivitas bisnis yang pertama kali dilakukan dalam siklus pengeluaran adalah permintaan pembelian barang atau suplais. Keputusan kunci yang dibuat pada proses ini adalah mengidentifikasi barang apa yang yang akan dibeli, kapan dibutuhkan, dan berapa banyak yang akan dibeli.

Prosedur Pemesanan Barang

Aktivitas pokok yang kedua dalam siklus pengeluaran adalah pemesanan suplais dari bahan baku. Aktivitas pembelian biasanya dilakukan oleh petugas pembelian atau karyawan pembelian dalam departemen pembelian.

Narasi Prosedur Pemesanan Pembelian

                                           Departemen Pengguna dan Gudang

1.Berdasarkan kuantitas atau tingkat pemesanan kembali, departemen ini membuat permintaan pembelian dan diteruskan ke departemen pembelian.

Departemen Pembelian

2. Berdasarkan permintaan pembelian yang diterima dari departemen pengguna atau gudang, departemen ini memasukkan data pembelian ke komputer dan mengarsipkan permintaan pembelian tersebut menurut nomor. Departemen Pengolahan Data

3.Setelah menerima input data di pembelian, departemen ini men jalankan program pembuatan border pembelian, dengan menggunakan file induk pemasok dan file induk persediaan. Keluaran dari proses ini adalah file order pembelian.

4.Setiap sore hari, departemen ini menjalankan program pencetakan order pembelian dengan menggunakan file order pembelian. Keluaran dari proses ini adalah order pembelian sebanyak lima lembar dan seluruhnya diserahkan ke departemen pembelian.

Departemen Pembelian

5. Setelah menerima cetakan order pembelian, manajer departemen pembelian mengkaji dan menandatanganinya. Selanjutnya order pembelian tersebut didistribusikan sebagai berikut:

- Lembar ke-1 dikirimkan kepada pemasok

-Lembar ke-2 diteruskan ke departemen penerimaan barang

Lembar ke-3 diteruskan ke bagian utang

-Lembar ke-4 diserahkan ke departemen peminta barang atau gudang

-Lembar ke-5 bersama-sama dengan permintaan pembeliannya, diarsipkan urut nomor dokumen.

Prosedur Penerimaan dan Penyimpanan Barang

Tujuan diselenggarakan prosedur ini adalah:

(a)     untuk menjamin bahwa semua penerimaan bahan baku, perlengkapan, dan aktiva lain yang dibeli telah diotorisasi dan

untuk mencatat transaksi penerimaan dalam catatan akuntansi.

Narasi Prosedur Penerimaan Barang

Departemen Penerimaan Barang

1.Departemen ini mula-mula menerima tembusan order pembelian dari departemen pembelian, kemudian dokumen tersebut diarsipkan menurut abjad nama pemasok.

2.Dari pemasok, departemen ini menerima barang bersama-sama dengan slip pengepakan (packing slip). Selanjutnya, departemen ini mencocokkan barang yang diterima dengan arsip order pembelian, memeriksa kondisi fisik barang, menghitung kuantitas, dan meng- entry data penerimaan ke dalam komputer.

Departemen Pengolahan Data

3.Setelah menerima input data penerimaan barang, departemen ini menjalankan program update file dan pencetakan laporan penerimaan barang, dengan menggunakan file induk pemasok, file induk persediaan, dan order pembelian.Pada tahap ini, komputer akan membandingkan data input dengan data pada fiie order pembelian. Jika ada perbedaan, maka perbedaan ini akan segera ditayangkan di layar monitor agar segera bisa dikoreksi,

4.Selanjutnya program komputer akan memperbarui file kuantitas barang dipesan dan file kuantitas tersedia dalam fiie induk persediaan, mencatat tanggal penerimaan barang dalam file induk persediaan, dan mencatat kuantitas diterima dalam file order pembelian. Keluaran dari proses ini adalah laporan penerimaan barang sebanyak dua lembar dan diserahkan ke departemen penerimaan barang.

Departemen Penerimaan Barang

5.Setelah menerima laporan penerimaan barang, selanjutnya departemen ini mendistribusikan laporan tersebut sebagai berikut:

Lembar ke-1 bersama-sama dengan barangnya diserahkan ke bagian gudang

Lembar ke-2 bersama-sama dengan order pembelian dan slip pengepakan, diarsipkan menurut nomor dokumen.

Gudang

6.Setelah menerima laporan penerimaan barang dan barangnya dari departemen penerimaan barang, gudang akan memeriksa dan menghitung barang, kemudian menandatangani laporan penerimaan barang, dan meneruskan laporan tersebut ke bagian utang.

Prosedur Persetujuan Faktur Pembelian
(Prosedur Tujuan diselenggarakannya subsistem ini adalah untuk mencatat kewajiban membayar kepada pemasok. Input aplikasi ini adalah faktur pembelian, catatan penerimaan barang, pesanan pembelian (open purchase order) dan file rincian pesanan pembelian (purchase order detail files).

Pencatatan Utang)

TUJUAN, ANCAMAN, DAN PROSEDUR PENGENDALIAN

Fungsi kedua dari SIA yang dirancang dengan baik adalah untuk memberikan pengawasan dan pengendalian yang memadai untuk menjamin bahwa tujuan berikut ini tercapai:

1.Semua transaksi telah diotorisasi secara tepat

2.Semua transaksi yang dicatat adalah valid (benar-benar terjadi)

 3. Semua transaksi yang valid dan telah diotorisasi telah dicatat

4.Semua transaksi telah dicatat secara akurat

5.Semua aktiva (kas, persediaan, data) dilindungi dari kemungkinan hilang atau dicuri

6.Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif

Pemesanan Barang.Tujuan utama aktivitas pembelian adalah untuk menjamin bahwa perusahaan dapat memperoleh barang dengan kualitas yang memadai pada harga yang layak. Dalam mencapai tujuan ini, seringkali perusahaan menghadapi berbagai ancaman. Diantaranya adalah :

1.        Pembelian Barang dengan Harga Mahal

2.        Pembelian Barang dengan Kualitas Rendah

3.        Pembelian Barang dari Pemasok yang Tidak Sah

4.        Suap

5.        Penerimaan Barang yang Tidak Dipesan . Kesalahan dalam Penghitungan Barang yang Diterima

6.        Pencurian Barang

7.         Kesalahan dalam Faktur Pembelian

8.        Pembayaran Barang yang Tidak Diterima

9.        Kegagalan Memanfaatkan Fasilitas Potongan

10.     Pembayaran Faktur yang sama Dua Kali

11.     Kesalahan dalam Pencatatan dan Posting Pembelian dan Pembayaran

12.     Ketidaktepatan Kas